Titel	:	Alle ZHB-uitgaven volledig doorzoekbaar op internet
ZCBS-instelling	:	Historische Vereniging "De Zijpe" (NH)
Website	:	www.dezijpe.nl
Auteur	:	Gerard van Nes
Uitgave	:	Zijper Historie Bladen
Datum	:	Januari 2015

ZHB’s : Zijper Historie Bladen
Het eerste nummer van de ZHB’s verscheen in 1983. Op dit moment (eind 2014) loopt alweer de 32e jaargang. Met 4 uitgaven per jaar (en soms een extra editie) komt dat momenteel op 133 uitgaven gevuld met ruim 1000 artikelen. Waardevolle informatie waar 125 verschillende auteurs met veelal het nodige uitgevoerde vooronderzoek, veel tijd in hebben gestoken. Sommige abonnees hebben zelfs alle verschenen exemplaren ingebonden dan wel keurig geordend en bezitten daarmee een schat aan historische informatie over de Zijpe en de direct omliggende gebieden. (*1)
De veelheid aan historische informatie in de ZHB’s maakt echter het zoeken naar reeds gepubliceerde onderwerpen en onderdelen van artikelen een zeer moeilijke en tijdrovende klus. Zodoende werd reeds 10 jaar geleden besloten om alle verschenen ZHB-uitgaven doorzoekbaar (maar nog niet downloadbaar) op internet beschikbaar te stellen.

Afb. 1: Zoekresultaten met alleen metadata: de 1e versie uit 2004 van de ontsluiting van de ZHB’s op internet.

ZHB’s metadata doorzoekbaar (versie 1)
Reeds in december 2004 vond de eerste stap plaats om (voorlopig) alleen de metadata (*2) gegevens van een ZHB-artikel, via internet snel te kunnen opzoeken (afb. 1). Men kon daarbij zoeken op één van de woorden uit de metadata waarna vervolgens het zoekresultaat (met natuurlijk het nummer van de uitgave) werd getoond. Het zoekwoord werd daarbij voor de duidelijkheid in het rood weergegeven. Dit was de eerste stap om een reeds eerder verschenen uitgave snel te kunnen vinden. Binnen het artikel zelf kon echter nog niet gezocht worden. Dat vereiste veel meer werk, onder meer het volledig digitaal maken van alle reeds verschenen gedrukte ZHB-uitgaven.

ZHB’s gedigitaliseerd
In de Zijper Historie Bladen van 2007, jaargang 22 nr. 4 (*3) heeft u kunnen lezen dat de auteur in het kader van 25 jaar ZHB, reeds in 2005 gestart was met de digitalisering van alle ZHB-uitgaven. Uitgaven van voor 2001 moesten allemaal door het externe bedrijf MicroFormat te Lisse gescand worden. De latere uitgaven konden gelukkig direct van de ZHB-drukkerij Dékavé overgenomen worden. Het resultaat van dit alles waren vele PDF-bestanden. Na de nodige handmatige bewerkingen en aanpassingen van deze bestanden, konden alle verschenen ZHB- uitgaven vervolgens inhoudelijk alleen op de computers van het Zijper Museum via het Adobe Reader programma geraadpleegd worden. Nog niet op internet. Dat zou pas 2 jaar later mogelijk worden.

ZHB’s inhoudelijk doorzoekbaar (versie 2)
In september 2007 werd door de auteur voor de HVZ een computerprogramma geschreven en via internet beschikbaar gesteld, wat als doel had om snel te weten te komen of een bepaald onderwerp in een reeds verschenen ZHB-uitgave was verschenen. Het zoekresultaat waren alleen de zinnen uit het artikel waarin het opgegeven zoekwoord voorkwam samen met het nummer van de uitgave. Aan de hand van het aantal treffers kon men een idee krijgen of het zinvol was het betreffende artikel snel in de eerder verschenen papieren uitgaven op te zoeken (zie afb. 2).
De logisch volgende stap was natuurlijk ook het integraal tonen van het artikel waarin het resultaat van de zoekopsdracht in voorkwam.
In augustus 2009 werd door het bestuur van de HVZ besloten om via het bestaande programma de uitgaven ouder dan tien jaar voor externe bezoekers volledig op internet ter beschikking te stellen. Redactie en bestuur van de historische vereniging hadden daarnaast via het programma wel inzage in alle recent verschenen artikelen.
Een belangrijke stap was daarmee gemaakt in de volledige ontsluiting van de ZHB’s op internet. En de HVZ liep met deze beslissing duidelijk weer voorop.

Afb. 2: Zoekresultaten met zinnen: de 2e versie uit 2007 van de ontsluiting van de ZHB’s op internet.

ZHB’s opgenomen in het ZCBS (versie 3)
Begin 2014 werden alle uitgaven opgenomen in het Zijper Collectie Beheer Systeem (ZCBS; zie kader). Dit systeem heeft t.o.v. de eerder gebruikte programmatuur, uitgebreidere mogelijkheden en is daarnaast gebruiksvriendelijker voor zowel de bezoeker als ook intern voor de beheerder en redactie (afb. 3).
Zo kan de bezoeker bijvoorbeeld zoeken in aparte velden, worden synoniemen gehonoreerd, kan het zoekresultaat op meerdere manieren gepresenteerd worden, kan gekozen worden om alleen in de metadata te zoeken, etcetc.
Naast het zoeken en lezen van de afzonderlijke artikelen, kan de bezoeker ook aanvullingen op en opmerkingen over een bepaald artikel geven.

Op de homepage van de ZHB-‘beeldbank’ wordt tevens een overzicht bijgehouden van onder meer alle auteurs en beschikbare rubrieken van de artikelen. Mede hierdoor worden de tijdschriften beter ontsloten door zoeksystemen als Google hetgeen vanzelfsprekend tot gevolg heeft dat de ZHB-artikelen sneller op internet worden gevonden. Begin 2014 werd door het bestuur van de HVZ tevens besloten om alle uitgaven ouder dan 5 jaar (i.p.v. ‘ouder 10 jaar’ wat voorheen gold) geheel op internet vrij te geven.

Afb. 3: De ZHB in ZCBS: de 3e versie uit 2014 van de ontsluiting van de ZHB’s op internet.

ZHB’s in ZCBS voor de redactieleden
Interne bezoekers (redactie en bestuur) hebben natuurlijk meer uitgebreide zoekmogelijkheden dan externe bezoekers.
Redactiemedewerkers krijgen daarnaast ook een enigszins aangepaste webpagina voor zich waarmee ze op eenvoudige wijze informatie en artikelen kunnen toevoegen en wijzigingen kunnen aanbrengen. Diverse aanvullende (interne) velden/metadata zijn tevens alleen voor de interne medewerkers beschikbaar (zie afb. 4).
Naast later ontvangen en aanvullende informatie bij een reeds verschenen artikel, kan de redactie ook bijlagen in de vorm van onder meer aanvullende documenten, afbeeldingen, links, presentaties, etc. aan een artikel koppelen en dit intern en/of extern beschikbaar stellen.
Alleen redactieleden en bestuursleden kunnen ook op de recentste artikelafbeeldingen klikken om de bijbehorende PDF te openen (zie afb. 4); externe websitebezoekers kunnen alleen de PDF’s openen van artikelen die ouder zijn dan 5 jaar.
Metadata van nog te verschijnen artikelen kunnen tevens opgenomen worden, maar worden standaard niet voor derden beschikbaar gesteld. Dat geldt vanzelfsprekend ook voor bijvoorbeeld een eerste versie en conceptartikelen met bijbehorende correspondentie die als interne documenten aan het systeem gekoppeld kunnen worden en daardoor gelijk centraal toegankelijk zijn voor alle redactieleden. Mogelijkheden dus te over.
De beheeromgeving voor de ZHB’s was in de eerder genoemde versies van het programma in het geheel niet aanwezig.

Afb. 4: De ZHB in ZCBS: de 3e versie van de ontsluiting van de ZHB’s op internet.
Gezocht is op het woord: ‘zanddijk’ hetgeen een zoekresultaat opleverde van 52 artikelen.
Getoond wordt de artikelpagina voor de interne beheerder(s), hetgeen bij deze
onlangs verschenen publicatie te zien is aan de wijzigingsknopjes midden rechts,
de extra (interne) metadata velden onder de streep en de tekst onder de afbeelding.

ZHB’s als gedrukte uitgave?
Betekent dit nu dan het einde van de gedrukte uitgave van de ZHB? Zeker niet! Integendeel zelfs! Internet is een ideaal medium om snel artikelen over een bepaald onderwerp te kunnen opzoeken. Ook informatie over een onderwerp verborgen in een paragraaf of in een enkele zin van een artikel wordt in fracties van seconden gevonden. Internet is ideaal voor het lezen van korte stukken teksten.
Echter om grondig en vooral ontspannen te lezen (al dan niet met een glas wijn erbij...) is papier toch altijd het beste medium. Alleen al om het uitgebreid te kunnen bestuderen en om heen en weer te kunnen bladeren.
De verzameling van ZHB-tijdschriften van leden blijkt vanwege internet nu opeens van veel meer waarde te zijn. Informatie komt dankzij de uitgebreide zoekmogelijkheden van internet, zelfs lange tijd na het verschijnen van het gedrukte medium, weer snel boven water.
Om ook bij de artikelen van de afgelopen 5 jaar te kunnen komen, blijft echter een abonnement op de papieren uitgave een vereiste. En zegt u nu zelf. Het blijft toch een verrassing om steeds de nieuwe ZHB in de brievenbus te horen vallen?

Tot slot
Door het uitgebreid beschikbaar en doorzoekbaar stellen van de ZHB’s op internet, wordt de toegankelijkheid van de ruim 1000 reeds gepubliceerde artikelen uitermate vergroot.
Het Zijper Collectie Beheer Systeem waarin alle ZHB-uitgaven zijn opgenomen, blijft in ontwikkeling. Voorstellen tot verbeteringen van het ZCBS blijven van de huidige 45 ZCBS-instellingen binnenkomen, vooral op het gebied van functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid van het programma. Daar hebben de ZHB’s op Internet natuurlijk ook profijt van. En dat zult u zeker in de toekomst gaan merken.

De homepage van ZHB op internet: www.dezijpe.nl/zhb.html

Noten:

1. Een gratis proefnummer van de ZHB is te downloaden van webadres: www.dezijpe.nl/zhb/docs/03020024.pdf
2. Onder de metadata van een artikel verstaan we hier: de titel, naam van de auteur(s), trefwoorden, illustratiebijschriften, het tijdperk waarover het artikel ging en het nummer van de uitgave.
3. Zie de internet versie op: www.dezijpe.nl/cgi-bin/zhb.pl?i=2007042424