Titel	:	Digitaliseren en beheren van kennis over erfgoed -- Historische inhoud in een strakke vorm gegoten levert een rijkgevulde en robuuste Kennisbank op
ZCBS-instelling	:	Vereniging Oud Hoorn (NH)
Website	:	www.oudhoorn.nl
Auteur	:	Peter Tack
Uitgave	:	Kwartaalblad Oud Hoorn
Datum	:	Maart 2025

Om onze kennis meer toegankelijk te maken is op de website in de loop van de tijd een ‘open magazijn’ ontstaan van gedigitaliseerd materiaal; heel uiteen lopend en inspelend op de actualiteit. Zo wordt het websitedossier over de Tweede Wereldoorlog nog steeds aangevuld, bijvoorbeeld bij de plaatsing van Stolpersteine of na de vondst van het oorlogsdagboek van Elly TrapBeek.

De Beeldbank, het meest populair
Binnen de Kennisbank is de Beeldbank het meest bezocht, een plaatje zegt nu eenmaal meer dan duizend woorden (tabel 1).

Tabel 1

Naast bezoekers (die kennis consumeren) doen ook onderzoekers (die kennis produceren) een beroep op de Kennisbank. De laatsten zijn niet alleen lezers van boeken of kwartaalbladartikelen. Nee, zij schrijven die zelf ook en hebben daarvoor toegang nodig tot oorspronkelijke informatiebronnen. Voor Oud Hoorn zijn dat met name de indruk wekkende verzameling dossiers van Leo Hoogeveen. Dat zijn ook de kaartenbakken van Arie Boezaard met verwijzingen naar het Westfries Archief en zijn ordners met kadastrale tijdlijnen van binnenstads panden. Dit alles is de vrucht van hun decennialange arbeid in de erfgoedpraktijk. Zij zijn de reuzen op wiens schouders wij staan en we zijn nu bezig hun kostbare maar ook kwetsbare schatten veilig te stellen en online beschikbaar te maken.

Wat er tot nu toe is bereikt
Het was Gerard van Stijn die de kolossale papierboedel van Leo en Arie letterlijk heeft opgepakt en een bewerkelijk deel zelf heeft ingescand. De grote bulk is door André Mus overgebracht naar de professi onele scanstraat bij Werksaam. Rita Lodde zorgde voor het opschonen. Het resultaat daarvan is binnen de Kennisbank te vinden in het Hoorns Documentatie Systeem (HDS). Voor bezoekers misschien niet het meest aansprekende onderdeel van de Kennisbank, maar een Walhalla voor onderzoekers. Het scanwerk is nog in uitvoering. Het HDS is daardoor in Gigabytes gemeten het omvangrijkste onderdeel van de Kennisbank geworden (tabel 2). Dat zal nog fors toenemen wanneer daaraan de ‘Encyclopedie Hoorn’ wordt toegevoegd. Dat is een productie waaraan Leo Hoogeveen in stilte heeft gewerkt en die pas na zijn overlijden aan het licht is gekomen.

Tabel 2

Digitaliseren en beheren
Fysieke papiermassa’s laten verdampen tot virtuele datawolken is één ding, maar daar kun je pas wat mee wanneer die massa Gigabytes systematisch is geordend en je het gereedschap hebt om daarbinnen te vinden wat je zoekt.
Gelukkig kwam Gerard van Stijn een naamgenoot tegen: Gerard van Nes, de bedenker, uitwerker en verspreider van het Zijper Collectie Beheer Systeem (ZCBS). Dat zag in 2006 het licht toen Van Nes als vrijwilliger bij het Zijpermuseum in Schagerbrug merkte dat het beheer van de collectie met behulp van Excelbestanden moeizaam en onbevredigend verliep. In één avond ontwierp hij een eerste versie van het ZCBS. Dat is gebaseerd op open software: de webscripting taal Perl, volgens Gerard "een Zwitsers zakmes voor een databeheerder."

Het ZCBS is -onder voorwaarden- gratis beschikbaar gesteld voor erfgoedinstel lingen die sinds 2012 verenigd zijn in het Genootschap ZCBS. Eind vorig jaar waren dat er 153, uit Nederland en België (afbeelding 1), waaronder sinds 2018 ook Oud Hoorn. Jaarlijks groeit dit aantal met zo’n 10 tot 15 stuks. Aardig weetje: de honderdste deelnemer (in 2020) was het Museum van de 20e Eeuw.

Afbeelding 1

Wat verklaart het succes van het ZCBS?
Ten eerste: vanaf het begin was het zo goed doordacht dat het er anno 2025 nog vrijwel net zo uitziet als in 2008 toen het voor het eerst, op een themadag van Cultureel Erfgoed NoordHolland, naar buiten werd gebracht. Gerard van Nes: "Eenvoud in opzet en gebruik en een layout die bij alle nieuwe versies onveranderd is, zorgen ervoor dat gebruikers zich kunnen blijven richten op de inhoud. Ze verliezen geen tijd en energie door steeds opnieuw de weg te moeten vinden."

Ten tweede: de nauwe éénopéén samenwerking tussen Gerard van Nes en de ontvangende instellingen. Dat is geen eenrichtingsverkeer. "Zelf heb ik de afgelopen 18 jaar veel van andere ZCBSleden opgestoken en leer nog dagelijks." Waarbij opgemerkt moet worden dat Gerard geen solist is. Er zijn regiomentoren ter ondersteuning van lidinstellingen, die vaak op hun beurt naburige toetredende instellingen op weg helpen.

Ten derde: sinds 2021 vinden er binnen het Genootschap drie tot vier webinars per maand (!) plaats, geleid door bekwame genootschapsleden, over de meest uiteenlopende onderwerpen en is er een repertoire opgebouwd van 135 instructiefilmpjes. "Het leuke is dat aangesloten instellingen ZCBS heel creatief op de meest uiteenlopende manieren zijn gaan gebruiken. Een mooi voorbeeld daarvan is de Streekdialectenbank van het Museum De Hoeksche Waard."

Concluderend: het Genootschap ZCBS is een schoolvoorbeeld van een ‘lerende organisatie’.

Innoveren met en voor elkaar
Veeleisende 'klanten' - zoals Oud Hoorn t.o.v. het ZCBS - kunnen lastig zijn, maar door de uitdagingen die ze oproepen zijn ze vaak de aanjagers van innovatie. Waar ook andere klanten iets aan hebben. Dat is te zien in de vele puzzels rond de Kennisbank die in samenwerking konden worden opgelost en waar niet alleen Oud Hoorn iets aan heeft, maar ook andere ZCBSgebruikers. Bijvoorbeeld het probleem dat de gedigitaliseerde kennis van Oud Hoorn verspreid was over geïsoleerde eilandjes. Nu zijn er bruggen geslagen en is het een hecht geheel. In vaktermen: het is een ‘relationele database’ geworden. Zelf heeft de auteur van dit artikel met plezier mogen meemaken hoe geanimeerd het eraan toe gaat wanneer Gerard & Gerard samen bezig zijn de Kennisbank nog beter te maken!

Gerard van Nes en Gerard van Stijn

Met dank aan Gerard van Nes en Gerard van Stijn