Titel	:	Registreren/digitaliseren van de collectie van het Zijper Museum te Schagerbrug
ZCBS-instelling	:	Zijper Museum (NH)
Website	:	www.zijpermuseum.nl
Auteur	:	Gerard van Nes
Uitgave	:	Papier
Datum	:	31 maart 2008

Algemeen
Vanwege aanwezige kennis bij een van de vrijwilligers m.b.t. het maken van webtoepassingen, heeft het Zijper Museum een eigen softwareprogramma in gebruik t.b.v. het ontsluiten, digitaliseren en doorzoekbaar maken van door het museum aangekochte en via schenkingen verkregen objecten. Een programma dat aan zowel algemene als volledig aan eigen wensen voldoet. De kosten waren in principe nihil en de mogelijkheden daarentegen onbeperkt. Gebruik werd gemaakt van een (open source) webscripting taal. Er is wel natuurlijk een duidelijk nadeel bij de huidige opzet: de afhankelijkheid van het museum van beschikbare computerexpertise. Echter het systeem is open, overzichtelijk en intern voor een belangrijk deel gedocumenteerd. Daarnaast heeft het museum een tweede vrijwilliger in huis met voldoende kennis van computers om in geval van nood het softwareprogramma te kunnen beheren.

Inventaris Zijper Museum
Het Zijper Museum heeft momenteel ruim 2400 objecten opgeslagen in het depot (zolder) van het museum. Inclusief diverse omvangrijke verzamelingen, zoals bijvoorbeeld de 81.000 negatieven van de Niestadt fotocollectie (die als een enkel object worden geteld). Daarnaast liggen enkele voorwerpen van het museum in de geklimatiseerde kluisruimte van het Zijper gemeentehuis (onder meer negatieven, films, dia’s) en bij het Regionaal Archief Alkmaar (de leggers met de Zijper Courant van 1879–1940). De objecten van het Zijper Museum omvatten onder meer schilderijen, kaarten, gravures, boeken (incl. recent aangeschafte), algemene documenten, fotoalbums, foto’s, negatieven, films, dvd’s, werktuigen, schoolkaarten, textiel, etcetc. Vooral verkregen via schenkingen en verder aangeschaft op beursen of veilingen.

Registreren/Ontsluiten
Gedurende ruim 5 jaar zijn 2 vrijwilligers van het museum bezig om in het kader van collectiebeheer, het registratiesysteem te verfijnen en uit te bouwen. De verworven objecten worden via het programma Excel ingevoerd in een van de computers van het museum. Excel wordt binnen het museum reeds vanaf het allereerste begin gebruikt voor het registreren. Dit pakket wordt nog steeds gebruikt omdat de huidige vrijwilliger die zich met de computerinvoer bezig houdt alleen met deze software goed bekend is en geen behoefte heeft om met een nieuw en geheel ander pakket te leren werken. De invoer van gegevens gaat vanaf het begin van registratie volgens het 'MARDOC-systeem'.
Ingevoerd worden van elk object de volgende gegevens:

• inventarisnummer; objectsoort; sub-objectsoort
• wat stelt het object voor; beschrijving van het object
• vervaardiger; datering; materiaal; toestand; afmetingen
• hoe verworven; van wie; wanneer
• waarde object; standplaats
• interne opmerkingen

Objectafbeeldingen
Vier jaar geleden is begonnen met het maken van foto’s van de objecten met een analoge camera. De (papieren) afdruk van de foto (ontwikkeld bij een fotozaak) werd vervolgens geplakt bij de (papieren) uitdraai van het object en opgeborgen in fysieke klappers. Heel wat werk, slecht doorzoekbaar, omslachtig en lang niet optimaal.
Vanaf mei 2006 worden de foto’s met een digitale camera gemaakt en vanaf die tijd waren de (papieren) afdrukken ook verleden tijd. Voorwerpen die 2-dimensionaal waren en een grootte hadden van maximaal A3 worden gescanned (met veelal een betere kwaliteit). Enkele nog grotere voorwerpen als bijvoorbeeld kaarten worden eventueel in delen gescanned en via het programma Photostitch (gratis bij aanschaf van onder meer een Canon camera) ‘aan elkaar geplakt’.
Alle originele digitale foto’s (.jpg formaat) worden opgeslagen in dezelfde map (en vanzelfsperekend gebackuped naar een extern medium). De foto’s krijgen als bestandsnaam het inventarisnummer.
Vanuit de met de camera gemaakte (originele) opnamen worden 3 typen afgeleiden gemaakt, t.w.: thumbnails van max. 100x100 pixels, beeld/printvullende afbeeldingen van (max.) 700x500 pixels en 100% afbeeldingen (max. ca. 2000–4000 pixels). Alle 3 afgeleide foto’s worden gecomprimeerd tot 60% hetgeen in principe nog een prima beeld oplevert met daarnaast een minimale bestandsgrootte. De afgeleiden worden gemaakt met de batch mogelijkheid van het gratis grafische programma Irfanview (www.irfanview.com), waarmee een grote groep van foto’s in één enkele handeling geconverteerd kan worden. Alle afgeleide foto’s (opgeslagen in drie verschillende mappen) hebben daarbij ook het inventarisnummer als bestandsnaam (bijvoorbeeld 4100.jpg voor object nr. 4100). Hierdoor kunnen ze altijd gemakkelijk teruggevonden worden (ook door een computerprogramma; zie hierna).

Aanvullende documenten
Bepaalde objecten kunnen aanvullende documenten bevatten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan artikelen over het object, kaarten, aantekeningen van de schenker, etc. Deze aanvullende documenten staan in een aparte map, hebben ook het objectnummer als bestandsnaam en zijn beschikbaar voor het computerprogramma. Aanvullende documenten kunnen in elk formaat worden opgenomen (dus niet alleen in .pdf of .jpg formaat).
Daarnaast zijn er schenkingsformulieren. Bij ontvangst van een schenking wordt ‘schenkingsinformatie’ (wie, wat, wanneer, etc) door de ontvangende vrijwilliger op een papieren formulier ingevuld. Deze formulieren worden later gescanned (naar PDF) en in een ‘schenkingsmap’ op de computer geplaatst. Ook dit formulier krijgt het inventarisnummer als bestandsnaam. In deze ‘schenkingsmap’ staan ook de scans van de aanschafnota’s in geval van aanschaf.

Het webprogramma
Door een vrijwilliger van het museum (ondergetekende) is in mei 2006 (in een avondje tijd) een webtoepassing gemaakt (via de webscripting taal PERL; zie later) die de uitvoer van Excel (formaat: Txt, Tab gescheiden, *.txt) omzet in 3 soorten webpagina’s: een zoekpagina, een resultatenpagina en een individuele objectpagina. Rode draad in het programma is het objectnummer: elke regel van het Excel-uitvoerbestand bevat dit nummer, elke afbeelding van het object (in 3 groottes) bevat dit nummer, en elk aanvullend document bevat dit nummer in de bestandsnaam.
Het programma is in principe alleen toegankelijk voor de museummedewerkers (via een eigen Intranet). Zie ook het kopje ‘type gebruikers’ hieronder.

Figuur 1: De zoekpagina van het ZM-inventaris programma. Gezocht wordt naar’polderkaart’.

Via de zoekpagina (zie figuur 1) kan men een zoekopdracht opgeven. Dat kan een woord, een woordcombinatie, een inventarisnummer (#3959) of range van inventarisnummers (#4000–4100; of #4100–) zijn. Daarbij kan men zoeken in bepaalde velden (bijvoorbeeld ‘type object’. Daarnaast kan men via bepaalde 'systeemzoektermen' nog specifieke overzichten genereren, bijvoorbeeld: ‘toon alle objecten zonder titel/beschrijving/afbeelding’; ‘toon alle objecten uit een bepaalde jaar gesorteerd op (taxatie)waarde’; ‘toon een statistisch overzicht gesorteerd op objectsoort’; etcetc.

Na opgeven van een zoekopdracht wordt door het programma het uitvoerbestand van Excel doorzocht, alle corresponderende objecten met hun bijbehorende informatie eruit gehaald en uiteindelijk weergegeven op de resultatenpagina. Via het objectnummer wordt ook de bijbehorende thumbnail (de 100x100 pixel afbeelding) getoond (zie figuur 2).

Figuur 2: Het resultaat van de zoekopdracht ‘polderkaart’.

De resultatenpagina geeft een opsomming van het resultaat inclusief de belangrijkste gegevens van het object. Het eerste object in de lijst van 5 moet nog gefotografeerd worden, vandaar dat de thumbnail ontbreekt. De zoekopdracht wordt voor de duidelijkheid in de tekst van de pagina weergegeven in het rood. Links onder vinden we een geel invulveld waarmee informatie naar de beheerder kan worden doorgestuurd (bijvoorbeeld over onjuistheden in een van de velden). Door vervolgens op het object (bijvoorbeeld het onderste, nr. 3959) te klikken krijgt men alle beschikbare informatie van het betreffende object (zie figuur 3).

In de webpagina waar het object zelf wordt getoond (figuur 3), vinden we alle gegevens die in de ontsluitingsfase via Excel zijn ingevoerd en een vergrote afbeelding van het object zelf. We zien in dit voorbeeld een link bij het veld 'Verwerving' (het woordje ‘Aankoop’). Afhankelijk van wie het systeem gebruikt (zie hieronder), is dit (indien het document aanwezig is) een link naar het schenkingsformulier dan wel de aankooprekening.

Figuur 3: De uiteindelijke pagina met alle beschikbare gegevens van het object nr. 3959.

Het programma kijkt daarnaast of er een bestand in de map met 'aanvullende documenten' aanwezig is met een corresponderend inventarisnummer als bestandsnaam. Zo ja, dan wordt er linksonder op de webpagina een link (of meerdere links bij meerdere documenten) geplaatst naar dat document.
Als 'aanvullende informatie' kent het betreffende object in het voorbeeld van figuur 3 een tweetal artikelen, die in de 'Zijper Historie Bladen' (het tijdschrift van de Historische Vereniging “De Zijpe”) over dit object (historische kaart) zijn gepubliceerd. Daarnaast een link naar een overzicht van historische kaarten van de Zijpe en een afbeelding van de achterkant van de kaart (waar enkele met de hand geschreven teksten te vinden zijn).
De afbeelding op deze webpagina van object 3959 is 700 pixels breed waardoor deze op A4-papier zonder verlies aan de zijkant geprint kan worden. Door op de afbeelding te klikken wordt deze maximaal vergroot. In dit voorbeeldgeval naar 2838x2111 pixels.

Type gebruikers
Het inventarisatieprogramma kent 3 soorten gebruikers. Afhankelijk van het soort gebruiker wordt er meer of minder informatie van het geregistreerde object getoond.

1. De beheergroep van het museum
   Zij hebben alle rechten en daarnaast de mogelijkheid om correctiecommentaar te geven (het gele invulveld linksonder in figuur 2 en 3). Daarnaast zijn bijvoorbeeld taxatierapporten via een link beschikbaar (figuur 1, rechts onder).
2. De vrijwilligers van het museum
   Zij hebben standaard functionaliteit inclusief het uitvergroten van de objecten.
3. Externe gebruikers
   Bij externe gebruikers kan gedacht worden aan bijvoorbeeld CE-NH, Regionaal Archief Alkmaar, de Historische Vereniging “de Zijpe”, of een collega museum die objecten zoekt voor een eigen expositie. Zij hebben binnen het programma een beperkte functionaliteit. Zij krijgen bijvoorbeeld niet de waarde van de objecten en de opslaglocaties te zien, kunnen de afbeelding niet tot 100% vergroten, kunnen geen ‘systeemzoekwoorden’ invoeren, krijgen geen link naar de aanvullende documenten (deze laatste worden wel vermeld), en geen link naar de aankoop/schenkingsformulieren. Dit mede ook om redenen van privacy en veiligheid.

De gebruikte software
Het inventarisatieprogramma is gemaakt met de gratis scripting taal PERL die veel voor webtoepassingen wordt gebruikt en voor een ieder die wel eens geprogrammeerd heeft (in bijvoorbeeld BASIC, JavaScript, PHP, of een andere taal) in een zeer korte tijd te leren is. PERL lijkt veel op de webscripting taal PHP. Informatie over PERL en waar het te downloaden is, is te vinden op onder meer de www.perl.net website.
Het besproken inventarisatieprogramma is grotendeels intern gedocumenteerd waardoor aanpassingen gemakkelijk uit te voeren zijn. Het geheel is flexibel opgesteld zodat een niet ingewijde op eenvoudig wijze afbeeldingen van objecten, aanvullende documentatie, en aankoop/schenkingsformulieren kan toevoegen. De layout is voor 99% buiten het programma gehouden (wordt als sjabloon geïmporteerd).

Enkele opmerkingen

1. Het systeem blijkt duidelijk in de eigen behoeften te voorzien en wordt door onder meer de beheerders van de objecten en diegenen die een expositie moeten voorbereiden, veel gebruikt.
2. Wensen van de (kleine) groep van gebruikers, zoals veranderingen, aanvullingen en nieuwe mogelijkheden, kunnen zeer snel gerealiseerd worden.
3. Zo is onlangs de mogelijkheid toegevoegd om geselecteerde personen van buiten toegang te geven tot het besloten systeem.
4. Ruim 30% van de aanwezige objecten is momenteel (digitaal) gefotografeerd. Komende jaren wordt een inhaalslag uitgevoerd.
5. (Type)fouten en inconsistenties in de objectbeschrijvingen moeten nog verwijderd worden.
6. Via (wederom een PERL-script) is de uitvoer van het Excel-bestand (het .tab gescheiden .txt bestand) eenvoudig te converteren naar een XML-bestand (voor zover er behoefte aan zou zijn), zodat uitwisseling met andere softwarepakketten gewaarborgd is.
7. Mogelijk dat in de toekomst de Excel-invoer wordt vervangen door invoer via een webformulier. Dit is een kleine uitbreiding van het inventarisatieprogramma, waardoor de registratie/mutatie vanuit meerdere locaties kan plaatsvinden (zowel museum als thuis). Vanzelfsprekend in overleg met de vrijwilliger die momenteel de invoer verzorgt.

Tot Slot
Ondanks het feit dat alle software vrij in gebruik is (gratis dus), is het niet direct aan te raden om het besproken programma bij andere instellingen te installeren. Voor onderhoud, ondersteuning en voortbestaan is men in principe afhankelijk van een enkele persoon. Daarnaast is het programma in eerste instantie niet volledig op uitwisselbaarheid gebouwd.
Het doel van dit artikel is om een manier te tonen hoe objecten in een museum worden ontsloten, gedigitaliseerd en gepresenteerd. De wijze van werken en de mogelijkheden van het beschreven inventarisatieprogramma kan een geïntresseerde wel op (nieuwe) ideeën brengen en kan daarnaast mede als randvoorwaarde gebruikt worden bij bijvoorbeeld nog aan te schaffen producten op dit gebied. Kennisuitwisseling is het doel van dit artikel. Hopelijk kan de lezer zijn voordeel er mee doen.

Heeft u opmerkingen over ons inventarisatieprogramma, suggesties, vragen of iets anders?
Wij vernemen dat vanzelfsprekend graag van u!

Gerard van Nes
Zijper Museum
Schagerbrug (NH)
vannes@zijpermuseum.nl
www.zijpermuseum.nl
31 maart 2008